INTRODUÇÃO
A ERS é uma entidade administrativa independente, que tem por missão a regulação e supervisão da atividade de todos os estabelecimentos prestadores de cuidados de saúde. Em conformidade com os seus Estatutos, aprovados pelo Decreto-Lei n.º 126/2014, de 22 de agosto, as atribuições da ERS compreendem a supervisão desses estabelecimentos no que respeita ao cumprimento dos requisitos de exercício da atividade e de funcionamento, incluindo o licenciamento dos estabelecimentos prestadores de cuidados de saúde, à garantia dos direitos relativos ao acesso aos cuidados de saúde, à prestação de cuidados de saúde de qualidade, bem como dos demais direitos dos utentes, e à legalidade e transparência das relações económicas entre os diversos operadores, entidades financiadoras e utentes.
Projeto cofinanciado com referência POCI-05-5762-FSE-000257 
Ouvir - Projeto cofinanciado com referência POCI-05-5762-FSE-000257
Enquanto entidade reguladora independente, a ERS assume deveres ao nível do tratamento e disponibilização de informação/documentação, fomentando, também por essa via, a sua relação com todas as partes interessadas e, em especial, com os utentes dos serviços de saúde e com os estabelecimentos regulados. Inserido na estratégia de modernização e transformação da administração pública, a ERS apresentou um candidatura no âmbito do Sistema de Apoio à Transição Digital da Administração Pública (SAMA2020) tendo por objetivo a atualização dos canais de comunicação com o seu público-alvo, e ainda o desenvolvimento de sistemas de informação para garantia do registo sistemático da informação, bem como da acessibilidade à mesma, a sua monitorização e ainda, a obtenção de relatórios e de indicadores de forma fiável e facilitadora, reforçando a transparência na obtenção e partilha de informação.
OBJETIVOS
Neste âmbito, foi aprovada a candidatura da ERS com a referência POCI-05-5762-FSE-000257, cofinanciada pelo Fundo Social Europeu (FSE), no âmbito do Sistema de Apoio à Transição Digital da Administração Pública (SAMA2020), do Programa Operacional Temático para Competitividade e Internacionalização, (Compete 2020) para promoção da transformação digital da ERS.
Este projeto, denominado SAMA 2.0, teve como objetivo principal a transformação digital da entidade (ERS), visando a redução dos custos de contexto e a qualificação da prestação do serviço público, e induzindo melhorias no seu desempenho.
Com início a 01/12/2019, a presente operação, através da melhoria do desempenho da ERS e da sua capacidade de resposta às necessidades dos cidadãos, entidades reguladas e outros agentes atuantes na administração pública e no sistema de saúde, introduziu alterações na operacionalização da atividade nos seguintes âmbitos:
- Relacionamento com os cidadãos, entidades reguladas e outros agentes atuantes na administração pública e no sistema de saúde;
- Transformação dos processos operacionais;
- Alteração do modelo e da oferta de bens e serviços públicos.
Para a concretização destes objetivos foram realizadas as seguintes atividades:
- Reengenharia de Processos;
- Desenvolvimento do Portal Base; Portal do Utente e Portal dos Prestadores de Cuidados de Saúde;
- Integração com sistemas de BI; Gestão Documental; Sistema de IA; Módulo de Informação Geográfica (GIS);
- Gestão do Programa e da Mudança.
Permitindo alcançar os seguintes resultados:
- A promoção da interoperabilidade interna e externa entre as diferentes entidades da Administração Pública;
- A definição, implementação e acompanhamento às arquiteturas TIC transversais à AP;
- A disponibilização de mecanismos para a transparência e integridade na Administração Pública;
- A aposta na acessibilidade dos serviços eletrónicos, fomentando a proximidade das partes interessadas com a ERS;
- A disponibilização de mecanismos de autenticação e assinatura eletrónica qualificada, asseguradas pela Administração Pública (Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital, SCAP);
- A digitalização e preservação digital do arquivo.
ATIVIDADES PREVISTAS
O projeto tinha como objetivo o desenvolvimento de uma solução tecnológica que permitisse a transformação dos processos, melhorando a eficiência das operações com ganhos operacionais globais. A ERS tinha como visão a digitalização de todos os processos que permitirá não só obter ganhos de eficiência como também melhoria da qualidade da resposta, potenciando assim um melhor cumprimento da sua missão.
O projeto de desenvolvimento operacionalizou-se com as seguintes atividades:
Para simplificação, desmaterialização e automatização dos processos. Considerou-se fundamental a passagem de um sistema de gestão da informação tradicional para um sistema de gestão processual com base em normativos BPMN (Business Process Model and Notation), que disponibilizasse uma solução que suporte a atividade da ERS, permitindo-lhe evoluir e cumprir a sua missão com a máxima eficiência, eficácia e qualidade, garantindo um maior grau de autonomia e capacidade rápida de adaptação às alterações de processos e constantes necessidades de melhorias;
Com motor de Business Process Management (BPM) e ferramentas seguras de interoperabilidade que permitam agilizar a troca de informação. Tendo em conta o volume de informação em que assenta a atividade da ERS, tornou-se necessária a aquisição e implementação de um sistema de gestão processual e gestão documental numa perspetiva de otimização de recursos, minimização de erros e maximização de qualidade e segurança na consistência semântica da informação veiculada;
Tendo como base a infraestrutura do Portal Base, integrado com as aplicações existentes, o sistema de BPM e o módulo de informação geográfica. O Portal do Utente e dos Prestadores de Cuidados de Saúde foi desenvolvido como uma ferramenta evolutiva, adaptável ao processo de transformação digital da ERS, adequando-se à evolução natural das necessidades com que a entidade se depara, e respondendo de forma célere às evoluções tecnológicas da sociedade e do setor da saúde. Da mesma forma, usa as ferramentas de interoperabilidade mencionadas no portal base, de modo a aumentar a sua eficácia e segurança. Este Portal do Utente e dos Prestadores de Cuidados de Saúde está integrado no portal publico da ERS, permitindo o acesso restrito para que os utentes e os prestadores de cuidados de saúde tenham acesso ao histórico de interações com a ERS, podendo acompanhar os seus processos, atualizar a sua informação e, no caso dos prestadores de cuidados de saúde, cumprir com as suas obrigações para com a ERS, no que se refere designadamente ao registo, licenciamento e gestão de reclamações;
Para representação geográfica da localização dos prestadores, a definição de rotas de fiscalização de forma automática e análises estatísticas;
Para alavancar a eficiência e a celeridade com que a ERS consegue desenvolver e publicar os resultados de estudos e análises conducentes à produção de indicadores; O sistema de BI cumpriu com todos os pressupostos em termos de arquitetura e infraestrutura da solução, dedicando-se aos indicadores de Cadastro de Prestadores e Gestão de processos. Com a evolução da solução e implementação de novos processos, nova informação ficará disponível para a criação de novos modelos de dados e produção de indicadores estatísticos, o que permitirá continuar a explorar, de forma analítica, os dados produzidos no decurso da atividade da ERS e a gestão pelas chefias intermédias e de topo, permitindo o controlo e monitorização da atividade da ERS e ajudando à tomada de decisões. Considerando o carácter evolutivo das organizações, e das necessidades de informação e monitorização subjacentes, este sistema permitirá, sempre que necessário, o seu ajustamento e otimização, quer ao nível da informação utilizada, quer dos dashboards apresentados, de forma a refletir, em todo o momento, a atividade da ERS.
A sua solução de Gestão Documental adotada promove a redução do peso administrativo das organizações, caracterizando-se pela simplicidade e ergonomia de utilização e administração, aliada a uma elevada riqueza funcional e capacidade de adequação a diferentes realidades, graças ao seu alto nível de parametrização. O Sistema de Gestão Documental, integrado com o Portal Base, o sistema de BPM e o sistema de gestão financeira em uso na ERS, contribuiu assim para a desmaterialização dos processos e a sua otimização;
Para automatizar e sistematizar o processo contínuo de atualização das avaliações de riscos e para a melhoria da operação interna através da criação de modelos de aprendizagem automática; neste contexto, foram aplicados métodos de inteligência artificial para a melhoria da operação interna através da criação de modelos de aprendizagem automática para classificação automática de reclamações e comunicações relacionadas com as mesmas;
Incluindo a articulação dos vários intervenientes e das diversas iniciativas, o garante do cumprimento de prazos, orçamentos e planos de projeto e apoio na gestão de âmbito financeiro e administrativo do programa operacional, que se irá desenrolar ao longo de todo o período do plano de transformação previsto.
A SOLUÇÃO
A arquitetura da solução assenta numa lógica de micro serviços, enquadrados no ecossistema tecnológico da ERS, construído com base em requisitos técnicos e premissas globais que albergam, por um lado, um conjunto de serviços transversais e, por outro, a definição tecnológica a adotar para determinadas funcionalidades e/ou propósitos às diferentes implementações.
Fonte: ERS - Steering 23.11.
De seguida apresentam-se funcionalidades da solução em contexto real.
AUTENTICAÇÃO FEDERADA/SINGLE-SIGN-ON
A ERS uniformizou o processo de autenticação das ferramentas de software utilizadas num serviço de sigle sign-on, centralizando a gestão de utilizadores internos, externos (entidades reguladas) e cidadãos.
CONTROLO E MONITORIZAÇÃO CENTRALIZADOS
A ERS implementou um conjunto alargado de serviços base (serviços core), que permitiram a criação de um tronco comum de serviços partilhados pelas diferentes aplicações. Os principais serviços implementados, neste conceito de serviços core, foram os seguintes:
- Operações (Infraestrutura base)
- Monitorização (Infraestrutura base)
- Autenticação e Autorização (Segurança)
- API Gateway (Segurança)
- Logging (Segurança)
- Repositório de código (DevOps)
- Gestão de packages e imagens (DevOps)
- Motor processual (Colaboração).
- Transmissão de dados (DevOps)
- Integração contínua (DevOps)
- Análise estática (DevOps)
- Análise dinâmica (DevOps)
- Data Lake (Infraestrutura base).
ECRÃS DINÂMICOS, GERIDOS PELA ERS
Foi adotada uma ferramenta de formulários dinâmicos, que permite à ERS o desenho, desenvolvimento e adaptação continua dos processos e atividades de cada operação.
EFICIÊNCIA E CONFORTO NA UTILIZAÇÃO
A criação do Portal base permitiu centralizar numa ferramenta de gestão processual a gestão de todas as atividades dos processos da ERS, garantindo-se a monitorização e acompanhamento de todas as regras de negócio e o cumprimento dos tempos de resposta de cada atividade, potenciando a colaboração entre os diferentes intervenientes de cada processo.
MELHOR SERVIÇO PÚBLICO (PORTAL UTENTES E PRESTADORES)
Com a implementação da nova solução, a ERS dispõe de um roadmap de serviços a disponibilizar às entidades reguladas e aos cidadãos.
GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS
Foi implementado um serviço que visa automatizar a produção de documentos, melhorando a produtividade coletiva e normalizando os modelos utilizados em cada processo.
BUSINESS INTELLIGENCE
Foi implementado uma solução de Business Intelligence, que se concentrou primeiramente no cadastro de entidades, tendo agora como próximos passos o alargamento a todos indicadores dos processos implementados.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO GEOGRÁFICA
Foi implementado um sistema de informação geográfico e atualizado o sistema de informação com as coordenadas geográficas de todos os estabelecimentos de saúde.
REPOSITÓRIO DE CÓDIGO E ANÁLISE DE QUALIDADE
Vantagens
Maior autonomia da ERS
- Possibilidade de introduzir alterações sem dependência de fornecedores externos
Maior eficiência e conforto
- A colaboração melhorada entre os intervenientes de cada processo torna o trabalho mais expedito e eficiente
- As tarefas pendentes apresentam-se a cada responsável, permitindo uma ação mais descontraída, sem receio de lapsos
- A produção automática de documentos reduz o tempo despendido de forma drástica
- A aplicação automática de regras de validação ajuda a prevenir erros
- Acesso simplificado à informação necessária
- Suporte à decisão
Melhor controlo e gestão da atividade
- A geração automática de alertas previne falhas, protegendo A ERS e os seus utilizadores
- A maior capacidade de análise de informação permite identificar estrangulamentos e melhorar procedimentos
Melhor visão de negócio
- A disponibilidade de repositórios de informação permite uma ação mais profunda de mecanismos como os de Business Intelligence, promovendo o Self Service BI
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